Khung năng lực là gì? Cách đánh giá và xây dựng

Trong thời đại chuyển đổi số và hội nhập toàn cầu, việc quản trị nguồn nhân lực không còn chỉ dừng lại ở việc sắp xếp nhân viên vào đúng vị trí. Doanh nghiệp cần một công cụ mạnh mẽ để đồng bộ hóa mục tiêu tổ chức với sự phát triển cá nhân - và đó chính là khung năng lực. Với khả năng định hình năng lực cần thiết cho từng vị trí công việc, khung năng lực trở thành nền tảng giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng nhân sự, đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai.

Khung năng lực là gì?

Khung năng lực (Competency Framework) là một hệ thống tổ chức các kỹ năng, kiến thức, thái độ và đặc điểm mà một cá nhân cần có để hoàn thành tốt công việc được giao. Nó giúp xác định rõ ràng các yêu cầu về năng lực cho từng vị trí, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá, phát triển và đào tạo nhân sự một cách hiệu quả.

Các tổ chức truyền đạt cho các thành viên trong nhóm những hành vi nào là bắt buộc, được đánh giá cao và được khen thưởng dựa trên vai trò của họ. Điều này giúp người lao động hiểu được các giá trị của tổ chức và hiệu suất mong đợi của họ. 

Trong một khảo sát của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), hơn 60% doanh nghiệp đồng ý rằng, việc triển khai khung năng lực rõ ràng đã giúp cải thiện đáng kể hiệu suất và sự gắn kết của nhân viên. Đồng thời, có tỷ lệ luân chuyển nhân sự giảm 30%.

Ý nghĩa của khung năng lực

Mỗi tổ chức đều có những yêu cầu và kỳ vọng khác nhau đối với nhân viên của mình và khung năng lực giúp tạo ra một bản đồ rõ ràng để định hướng và phát triển các năng lực cần thiết cho sự phát triển bền vững.

Chuẩn hóa tiêu chí đánh giá nhân sự

Thay vì dựa vào cảm tính hay quan sát cá nhân, các nhà quản lý có thể sử dụng khung năng lực với những tiêu chí đo lường cụ thể như khả năng lãnh đạo, năng lực giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp, khả năng làm việc nhóm, ra quyết định,... 

Một bộ tiêu chí rõ ràng sẽ giúp việc đánh giá trở nên công bằng và giúp nhân viên nhận biết rõ ràng những yếu tố cần cải thiện. Khi nhân viên thấy rằng các tiêu chí đánh giá là minh bạch và công bằng, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và có động lực phấn đấu hơn trong công việc.  

Hỗ trợ phát triển và đào tạo nhân viên

Thông qua kết quả đánh giá từ khung năng lực, doanh nghiệp có thể tạo ra một lộ trình phát triển rõ ràng cho từng cá nhân, nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên. Chẳng hạn, nếu một nhân viên chưa đạt yêu cầu về kỹ năng giao tiếp, tổ chức có thể cung cấp khóa học nâng cao kỹ năng mềm hoặc các buổi huấn luyện thực hành. 

Việc đào tạo tập trung vào những yếu tố cốt lõi này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn thúc đẩy sự tự tin và động lực làm việc của nhân viên.

Tối ưu hóa quản lý hiệu suất công việc

Với khung năng lực, doanh nghiệp có thể định lượng hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí cụ thể và khách quan. Ví dụ, trong lĩnh vực bán hàng, năng lực có thể được đo lường thông qua kỹ năng đàm phán, khả năng xây dựng mối quan hệ với khách hàng và khả năng đạt được chỉ tiêu doanh số. Việc đánh giá hiệu suất không chỉ dừng lại ở kết quả đầu ra mà còn dựa trên quá trình làm việc, giúp nhà quản lý đưa ra các biện pháp cải thiện kịp thời hoặc ghi nhận thành tích xứng đáng.

Định hướng lộ trình phát triển nghề nghiệp

Khung năng lực mang đến cho nhân viên một cái nhìn rõ ràng về yêu cầu của từng cấp bậc hoặc vai trò trong tổ chức. Điều này giúp họ xác định được lộ trình phát triển cá nhân, từ đó lập kế hoạch học hỏi và cải thiện để đáp ứng các yêu cầu đó. 

Ví dụ, một nhân viên muốn thăng tiến lên vị trí quản lý sẽ biết cần phải cải thiện năng lực lãnh đạo, kỹ năng lập kế hoạch và khả năng quản lý thay đổi. Điều này không chỉ tạo động lực mà còn giúp nhân viên gắn bó lâu dài hơn với tổ chức.

Nâng cao hiệu quả tuyển dụng

Trong tuyển dụng, khung năng lực đóng vai trò là kim chỉ nam giúp các nhà tuyển dụng xác định đâu là những ứng viên có năng lực và phù hợp nhất với yêu cầu công việc. Đồng thời, xây dựng quy trình tuyển dụng có tính chiến lược và hiệu quả hơn.

Đây được xem là nền tảng để xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng, có khả năng phát triển dài hạn và gắn bó lâu dài với tổ chức, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

Cấu trúc của khung năng lực

Tùy vào doanh nghiệp hoặc tổ chức, khuôn khổ khung năng lực có thể bao gồm nhiều yếu tố. Một cấu trúc khung năng lực hoàn chỉnh bao gồm năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn và năng lực hành vi, mỗi yếu tố đều có thể được chia thành các tiêu chí cụ thể để giúp đánh giá và phát triển đúng đắn các kỹ năng của nhân viên.

Năng lực theo vai trò/chức năng

Năng lực theo vai trò là các kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện tốt công việc trong một vai trò cụ thể trong tổ chức. Mỗi vai trò sẽ có một tập hợp năng lực riêng biệt dựa trên yêu cầu công việc của vị trí đó. Ví dụ, một người làm việc trong bộ phận bán hàng cần có các năng lực về giao tiếp, thuyết phục và kiến thức về sản phẩm. Trong khi một nhân viên trong bộ phận tài chính cần có khả năng phân tích dữ liệu và tư duy logic,...

Việc xác định các năng lực theo vai trò giúp tổ chức rõ ràng hơn trong việc tuyển dụng, đánh giá và phát triển nhân viên, đồng thời giúp nhân viên biết được các kỹ năng họ cần cải thiện để thành công trong vai trò của mình.

Năng lực cốt lõi/chung

Năng lực cốt lõi là những kỹ năng, kiến thức và thái độ mà mọi nhân viên trong tổ chức cần có, không phân biệt vị trí hay vai trò cụ thể. Những năng lực này phản ánh các giá trị cốt lõi của tổ chức và giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. Chẳng hạn, năng lực giao tiếp hiệu quả, làm việc nhóm và khả năng giải quyết vấn đề thường là những năng lực cốt lõi được tổ chức đánh giá cao. 

Năng lực chuyên môn

Năng lực chuyên môn là thành phần cốt lõi trong khung năng lực, phản ánh khả năng đặc thù mà nhân viên cần để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn. Đây không chỉ là yếu tố đảm bảo hiệu suất công việc, mà còn là nền tảng giúp tổ chức tối ưu hóa nguồn lực và hỗ trợ nhân viên phát triển chuyên sâu trong lĩnh vực của mình.

Chẳng hạn, một kỹ sư cần thành thạo các nguyên lý kỹ thuật và sử dụng nhuần nhuyễn các phần mềm chuyên ngành, trong khi một chuyên viên marketing phải nắm vững chiến lược truyền thông, phân tích dữ liệu và nghiên cứu thị trường.

Năng lực hành vi

Năng lực hành vi là những hành động, thái độ và cách thức ứng xử của nhân viên trong môi trường làm việc, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hòa hợp trong tổ chức và khả năng hoàn thành công việc. Các năng lực hành vi bao gồm khả năng làm việc nhóm, ứng xử chuyên nghiệp, sự linh hoạt trong xử lý tình huống và khả năng thích nghi với môi trường làm việc thay đổi. 

Những năng lực này không chỉ quan trọng trong việc duy trì sự hợp tác hiệu quả giữa các bộ phận mà còn giúp cải thiện mối quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức. Để phát triển năng lực hành vi, tổ chức có thể tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng mềm, quản lý xung đột và giao tiếp trong công việc.

Cách xây dựng khung năng lực

Xây dựng khung năng lực cần bắt đầu từ việc xác định mục tiêu tổ chức, phân tích yêu cầu từng vị trí, định nghĩa rõ ràng các năng lực cần thiết và thiết lập tiêu chí đánh giá cụ thể, minh bạch.

Bước 1: Xác định mục đích rõ ràng

Trước khi bắt tay vào xây dựng khung năng lực, việc xác định mục đích là điều vô cùng quan trọng. Mục đích này giúp định hướng toàn bộ quá trình xây dựng khung năng lực và đảm bảo rằng các năng lực được xác định là phù hợp với chiến lược và mục tiêu của tổ chức. 

Mục đích có thể bao gồm việc nâng cao hiệu quả tuyển dụng, phát triển nhân viên, tối ưu hóa quản lý hiệu suất công việc, hay cải thiện văn hóa doanh nghiệp. Khi mục đích rõ ràng, các bước tiếp theo trong quá trình xây dựng khung năng lực sẽ được thực hiện một cách có chiến lược và có tính nhất quán cao.

Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp

Sau khi xác định mục đích, bước tiếp theo là chuẩn hóa các yếu tố trong tổ chức, bao gồm văn hóa doanh nghiệp, các giá trị cốt lõi và mục tiêu chung của công ty. Việc chuẩn hóa này tạo ra nền tảng vững chắc cho việc xây dựng khung năng lực. 

Các yếu tố như phong cách lãnh đạo, sự kỳ vọng về hành vi và thái độ của nhân viên cần được đưa vào trong quá trình xây dựng khung năng lực. Điều này đảm bảo rằng tất cả các năng lực được xác định đều phù hợp với văn hóa và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp, giúp duy trì sự nhất quán và đồng bộ trong tổ chức.

Bước 3: Xây dựng khung năng lực chung

Khung năng lực chung là một hệ thống tổng quát, bao gồm các năng lực cốt lõi mà tất cả nhân viên trong tổ chức cần có, không phân biệt chức danh hay bộ phận. Đây là bước tạo dựng nền móng cho khung năng lực. 

Những năng lực này sẽ phản ánh các yêu cầu cơ bản của công ty như năng lực giao tiếp, làm việc nhóm, đạo đức nghề nghiệp và khả năng giải quyết vấn đề. Qua đó, giúp việc đánh giá và phát triển nhân viên trở nên minh bạch và rõ ràng hơn.

Bước 4: Xác định năng lực và các cấp độ năng lực cho từng vị trí

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ đi vào chi tiết từng vị trí công việc trong tổ chức và xác định các năng lực chuyên môn cũng như năng lực hành vi cần thiết cho mỗi vị trí đó. Mỗi vị trí sẽ có yêu cầu năng lực riêng biệt, ví dụ như một nhà quản lý cần có khả năng lãnh đạo và ra quyết định, trong khi một kỹ sư cần có năng lực chuyên môn về kỹ thuật và khả năng phân tích.

Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định các cấp độ năng lực cho từng kỹ năng, từ cơ bản đến nâng cao, giúp đánh giá sự phát triển của nhân viên qua thời gian. Việc này không chỉ giúp xác định được yêu cầu công việc mà còn hỗ trợ quá trình đào tạo và thăng tiến cho nhân viên.

Bước 5: Tiến hành đánh giá

Sau khi xây dựng xong khung năng lực, bước cuối cùng là tiến hành đánh giá các nhân viên dựa trên các tiêu chí năng lực đã xác định. Việc đánh giá sẽ giúp tổ chức nhận diện được điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, từ đó đưa ra các chương trình đào tạo, phát triển phù hợp. Đánh giá năng lực cũng giúp tổ chức đưa ra các quyết định về tuyển dụng, thăng tiến, khen thưởng và cải thiện hiệu suất công việc. 

Đánh giá này có thể được thực hiện thông qua các cuộc phỏng vấn, bài kiểm tra năng lực, hay phản hồi từ đồng nghiệp và cấp trên. Các kết quả đánh giá sẽ cung cấp thông tin quý giá để tối ưu hóa khung năng lực và đảm bảo tính linh hoạt trong việc phát triển nhân sự.

Ứng dụng của khung năng lực

Khung năng lực vừa là công cụ quan trọng để định hướng và phát triển nguồn nhân lực vừa là nền tảng giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược. Việc ứng dụng khung năng lực một cách hiệu quả có thể tạo ra sự đồng nhất trong quá trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân sự, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.

Trong tuyển dụng

Thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc hồ sơ cá nhân, tổ chức có thể sử dụng khung năng lực để xem xét ứng viên từ góc độ các kỹ năng, kiến thức và thái độ mà họ cần có để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong việc tuyển chọn ứng viên không phù hợp. Đồng thời, đưa ra những câu hỏi phỏng vấn chính xác và tạo ra bài kiểm tra năng lực có tính khách quan, từ đó đảm bảo việc tuyển dụng hiệu quả và giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Trong đào tạo

Khung năng lực là cơ sở quan trọng để xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên. Dựa trên khung năng lực, tổ chức có thể xác định các khoảng cách về năng lực giữa yêu cầu công việc và năng lực hiện tại của nhân viên. Việc này giúp xác định các lĩnh vực cần đào tạo và thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp. 

Khung năng lực cũng giúp xác định các cấp độ phát triển nghề nghiệp, giúp nhân viên hiểu rõ con đường học hỏi và thăng tiến của mình. Đặc biệt, thông qua khung năng lực, doanh nghiệp có thể đo lường sự tiến bộ của nhân viên qua từng giai đoạn đào tạo, đảm bảo chương trình đào tạo mang lại kết quả thực tế.

Quản lý nhân sự

Khung năng lực đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý xây dựng và triển khai chiến lược phát triển nhân viên hiệu quả. Áp dụng khung năng lực không chỉ giúp đánh giá chính xác khả năng của nhân viên, mà còn xác định các lĩnh vực cần cải thiện, tạo ra cơ hội thăng tiến công bằng và thiết lập mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng. Đồng thời, nó hỗ trợ theo dõi hiệu suất dựa trên tiêu chí khách quan, giảm thiểu sự thiên vị và thúc đẩy sự phát triển liên tục của đội ngũ.

Trả lương và quản lý thành tích

Các mức lương có thể được xác định dựa trên năng lực và hiệu suất làm việc, từ đó khuyến khích nhân viên phát triển năng lực của mình. Khung năng lực giúp tạo ra các chỉ số đánh giá thành tích rõ ràng, làm cơ sở cho việc xét duyệt lương thưởng, khen thưởng hoặc thăng tiến. Hơn nữa, việc đánh giá thành tích dựa trên khung năng lực giúp tổ chức duy trì một môi trường làm việc công bằng, nơi mọi nhân viên đều có cơ hội phát triển và được công nhận xứng đáng với những đóng góp của họ.

Khó khăn trong việc xây dựng và ứng dụng khung năng lực

Việc thiết lập một khuôn khổ năng lực trong tổ chức là một nhiệm vụ quan trọng và phức tạp. Các khuôn khổ này thường gặp phải những điểm khó khăn sau khi được kết hợp và phải được giải quyết ngay lập tức, nếu không chúng sẽ tiếp tục dẫn đến sai lỗi hệ thống.

Theo SHRM, 47% doanh nghiệp gặp thách thức trong việc điều chỉnh khung năng lực để đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Bên cạnh đó, 56% nhân viên cảm thấy khó khăn khi tiếp nhận các năng lực mới, gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và hiệu suất tổng thể.

Một số khó khăn trong việc xây dựng và ứng dụng khung năng lực như: 

• - Khung năng lực không được gắn kết với các quy trình quản lý nhân sự, đánh giá hiệu suất hoặc phát triển nghề nghiệp, khiến nó trở nên rời rạc và khó áp dụng.
• - Khung năng lực được xây dựng mà không dựa trên chiến lược kinh doanh, dẫn đến việc thiếu sự tập trung vào các năng lực cốt lõi mà tổ chức thực sự cần để phát triển.
• - Thiếu các công cụ hoặc phương pháp phù hợp để phổ biến và triển khai khung năng lực, dẫn đến sự hiểu nhầm hoặc không áp dụng đúng cách.
• - Các nhà lãnh đạo không tham gia tích cực vào quá trình xây dựng và triển khai khung năng lực, khiến nhân viên thiếu sự cam kết và động lực.
• - Khung năng lực không xác định rõ ràng các tiêu chí, chuẩn mực hoặc kết quả mong đợi, khiến nhân viên và quản lý không biết phải tập trung vào đâu.
• - Khung năng lực không được điều chỉnh theo bối cảnh công việc, văn hóa hoặc cấp bậc của nhân viên, dẫn đến sự thiếu liên quan và hiệu quả.
• - Chỉ tập trung vào các kỹ năng mềm mà không đề cập đến năng lực chuyên môn, khiến khung năng lực trở nên mất cân đối và không đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc.

Sai lầm trong quá trình xây dựng khung năng lực

Những sai lầm này thường đến từ việc thiếu sự rõ ràng trong việc xác định mục tiêu, thiếu sự tham gia của các bên liên quan, hoặc không cập nhật và điều chỉnh khung năng lực theo sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

Không có mục đích rõ ràng

Một trong những sai lầm lớn khi xây dựng khung năng lực là thiếu một mục đích rõ ràng và cụ thể. Nếu không xác định được mục tiêu cụ thể mà khung năng lực cần đạt được, quá trình xây dựng sẽ trở nên lạc lối và không đạt hiệu quả. Do đó, việc thiết lập khung năng lực cần phải được thiết kế dựa trên các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, ví dụ như phát triển đội ngũ nhân viên, nâng cao hiệu quả tuyển dụng, hay tối ưu hóa quá trình đánh giá hiệu suất công việc.  

Nhầm lẫn giữa năng lực và nhiệm vụ

Khung năng lực phải phân biệt rõ ràng giữa năng lực và nhiệm vụ. Năng lực là các phẩm chất và khả năng mà một cá nhân cần có để thực hiện công việc, trong khi nhiệm vụ là những công việc cụ thể mà cá nhân cần hoàn thành. 

Sai lầm phổ biến là xây dựng khung năng lực chỉ tập trung vào các nhiệm vụ, tức là liệt kê những công việc cụ thể thay vì các yếu tố như kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành những công việc đó. Điều này dẫn đến sự thiếu hụt các tiêu chí cần thiết để đánh giá toàn diện năng lực của nhân viên, làm giảm tính hiệu quả và khả năng phát triển của khung năng lực.

Thiếu sự cam kết

Việc xây dựng và triển khai khung năng lực cần sự cam kết mạnh mẽ từ tất cả các cấp trong tổ chức, đặc biệt là từ ban lãnh đạo. Nếu thiếu sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo, khung năng lực sẽ khó có thể được áp dụng một cách rộng rãi và hiệu quả. 

Sự thiếu cam kết có thể thể hiện ở việc không cung cấp đủ nguồn lực để phát triển và triển khai khung năng lực, hoặc không tạo ra một môi trường thuận lợi để nhân viên thực hiện các chương trình đào tạo và phát triển liên quan. Nếu không có sự cam kết vững chắc từ tổ chức, khung năng lực sẽ trở thành một công cụ chỉ mang tính hình thức và không mang lại giá trị thực sự.

Tóm lại, việc xây dựng và triển khai khung năng lực một cách hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp xác định được các tiêu chí rõ ràng cho từng vị trí công việc, mà còn tạo ra một nền tảng vững chắc để phát triển đội ngũ nhân viên xuất sắc. Tuy nhiên, để khung năng lực thực sự phát huy tác dụng, doanh nghiệp cần có mục đích rõ ràng, sự cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo và sự phân biệt chính xác giữa năng lực và nhiệm vụ.