Succession Planning là gì? Cách lập kế hoạch kế nhiệm

Khi thị trường thay đổi nhanh, nhân sự dịch chuyển mạnh, và áp lực cạnh tranh gia tăng, việc thiếu một chiến lược kế nhiệm không chỉ làm suy giảm năng lực vận hành mà còn đe dọa đến sự bền vững dài hạn của tổ chức. Succession Planning vì thế không còn là một khái niệm “nên có”, mà đã trở thành một năng lực cốt lõi giúp doanh nghiệp bảo đảm tính liên tục, giữ chân nhân tài và chuẩn bị cho tương lai một cách chủ động thay vì bị động.

Succession Planning là gì?

Succession Planning (kế hoạch kế nhiệm) là một quá trình chiến lược nhằm xác định, phát triển và chuẩn bị đội ngũ nhân sự tiềm năng để họ có thể thay thế các vị trí quan trọng trong tổ chức khi cần thiết. Đây là hoạt động giúp doanh nghiệp đảm bảo sự ổn định, liên tục và bền vững. Nhất là trong trường hợp: lãnh đạo nghỉ hưu, thăng chức, chuyển công tác, rời tổ chức hoặc khi tổ chức mở rộng.

Nói cách khác, Succession Planning giúp doanh nghiệp không bị “khủng hoảng nhân sự cấp cao”, giảm rủi ro gián đoạn vận hành và đảm bảo rằng tổ chức luôn có người đủ năng lực để gánh vác vai trò trọng yếu. Một Succession Planning thường kéo dài từ 1 - 3 năm, gồm đào tạo và giáo dục mọi người để họ có thể đảm nhận vị trí mới một cách tự tin và bình tĩnh.

Tầm quan trọng của kế hoạch kế nhiệm

Đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh

Dù mọi nhân sự đều có giá trị, nhưng không phải vị trí nào cũng có thể thay thế ngay lập tức. Khi những nhân viên giữ vai trò chuyên môn hoặc lãnh đạo chủ chốt rời đi, tổ chức có thể đối mặt với áp lực lớn về vận hành, lợi nhuận và đặc biệt là nguy cơ thất thoát tri thức tích lũy qua nhiều năm. Với những vị trí phức tạp, một nhân sự mới có thể mất từ 1–2 năm để làm chủ công việc. Một khoảng thời gian đủ dài để gây gián đoạn hoạt động.

Chính vì vậy, việc xây dựng kế hoạch kế nhiệm là giải pháp tối quan trọng. Bằng cách chủ động xác định và phát triển đội ngũ kế thừa cho các vị trí then chốt, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro, duy trì sự ổn định và đảm bảo hoạt động diễn ra trơn tru trong mọi giai đoạn chuyển giao.

Giảm thiểu tình trạng thiếu hụt nhân tài

Tình trạng khan hiếm nhân tài ngày càng gia tăng khiến việc thu hút và giữ chân nhân sự chất lượng cao trở thành thách thức lớn đối với mọi tổ chức. Một kế hoạch kế nhiệm bài bản giúp doanh nghiệp chủ động phát triển đội ngũ tiềm năng từ bên trong, tạo ra nguồn nhân lực kế thừa ổn định và bền vững. Nhờ đó, tổ chức không chỉ giảm phụ thuộc vào tuyển dụng bên ngoài, vốn tốn kém và nhiều rủi ro mà còn hạn chế tối đa nguy cơ thiếu hụt nhân tài trong dài hạn.

Thúc đẩy sự gắn kết và giữ chân nhân viên

Theo khảo sát năm 2022, chưa đến 1/3 nhân viên tại Hoa Kỳ cảm thấy gắn bó với công việc, khiến họ dễ dàng tìm kiếm cơ hội mới bên ngoài. Một kế hoạch kế nhiệm được xây dựng bài bản có thể cải thiện đáng kể mức độ gắn kết này. Khi tổ chức thể hiện cam kết đầu tư vào sự phát triển và lộ trình thăng tiến của nhân viên, họ sẽ cảm nhận rõ giá trị của bản thân, từ đó tăng động lực, sự trung thành và ý thức cống hiến. Kết quả là tỷ lệ nghỉ việc giảm, chi phí tuyển dụng mới được tối ưu, và doanh nghiệp duy trì được đội ngũ nhân tài ổn định trong dài hạn.

Thúc đẩy mục tiêu tăng trưởng của tổ chức

Trong bối cảnh kinh doanh biến đổi liên tục, các tổ chức cần linh hoạt và chủ động để duy trì lợi thế cạnh tranh. Một kế hoạch kế nhiệm hiệu quả đảm bảo nguồn lực lãnh đạo đa dạng, giàu kỹ năng và sẵn sàng nắm giữ vai trò quan trọng khi cần. Nhờ đó, doanh nghiệp có khả năng định hướng thay đổi, thúc đẩy sáng tạo và đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu thị trường, từ đó gia tăng hiệu quả hoạt động và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Thúc đẩy chuyển giao kiến ​​thức

Mất mát tri thức là một rủi ro nghiêm trọng, đặc biệt khi những nhân sự giàu kinh nghiệm nghỉ hưu hoặc rời tổ chức. Một kế hoạch kế nhiệm hiệu quả không chỉ xác định người kế thừa mà còn đảm bảo nắm bắt, lưu trữ và chuyển giao kiến thức quan trọng. Nhờ đó, chuyên môn cốt lõi và thông tin chiến lược được bảo toàn, giúp tổ chức duy trì hoạt động hiệu quả và ổn định ngay cả trong giai đoạn chuyển giao nhân sự.

Quy trình lập kế hoạch kế nhiệm: Một cách tiếp cận thành công

Để kế hoạch kế nhiệm thực sự hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng một cách tiếp cận thực tiễn, bài bản. Mặc dù chi tiết có thể khác nhau tùy từng tổ chức, một quy trình đầy đủ thường gồm các giai đoạn chính:

Xác định các vai trò quan trọng

Bước đầu tiên là nhận diện các vị trí then chốt đối với thành công của tổ chức. Đây là những vai trò quyết định hoạt động, chiến lược và tăng trưởng dài hạn. Đôi khi cần hợp tác với các chuyên gia kinh doanh hoặc tư vấn bên ngoài để có góc nhìn khách quan.

Qua đó, phân tích tỷ lệ hao hụt nhân sự và đánh giá tác động nếu các vị trí quan trọng bị trống. Quá trình này nên bắt đầu từ cái nhìn tổng quan về tổ chức, sau đó đi sâu theo từng phòng ban, và cuối cùng xác định cụ thể từng vị trí chủ chốt. Khi thực hiện kiểm kê, hãy thu thập dữ liệu quan trọng như mô tả công việc, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của nhân viên để làm cơ sở xây dựng lộ trình kế nhiệm.

Đánh giá tài năng nội bộ

Sau khi xác định các vị trí quan trọng, tổ chức cần tiến hành đánh giá năng lực nhân sự nội bộ để tìm ra những cá nhân có tiềm năng cao, sẵn sàng đảm nhận các vai trò lãnh đạo hoặc chuyên môn trong tương lai. Quá trình này thường bao gồm:

• Đánh giá hiệu suất làm việc hiện tại
• Đánh giá năng lực và kỹ năng chuyên môn
• Xác định các cơ hội phát triển phù hợp

Khi đã xác định được nhân viên tiềm năng, tổ chức nên phỏng vấn trực tiếp họ và lãnh đạo trực tiếp để nắm rõ điểm mạnh, điểm cần cải thiện, cũng như mức độ quan tâm của họ đối với các vị trí dự kiến. Phương pháp này giúp xây dựng một nguồn nhân lực kế thừa dồi dào, đảm bảo luôn có ứng viên sẵn sàng tiếp quản các vai trò quan trọng khi cần thiết.

Phát triển nguồn nhân tài

Dựa trên kết quả đánh giá năng lực, doanh nghiệp xây dựng các kế hoạch phát triển dành riêng cho những nhân sự kế nhiệm tiềm năng, nhằm định hướng họ đi đúng lộ trình. Các hoạt động phát triển có thể là: Chương trình cố vấn (mentoring) từ lãnh đạo cấp cao, luân chuyển vị trí (Job rotation) và đào tạo chéo (Cross-training), cơ hội tham gia đào tạo chuyên môn, dự án chiến lược hoặc các cuộc họp ra quyết định của ban điều hành,...

Qua đó, giúp doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu chính: Giảm thiểu rủi ro thất thoát kiến thức khi nhân sự chủ chốt rời vị trí, tăng động lực và sự gắn kết của đội ngũ kế cận, tăng khả năng giữ chân nhân tài trong dài hạn. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để nhân sự cấp cao rèn luyện kỹ năng lãnh đạo, nâng cao năng lực quản lý và phát triển đội ngũ trong tương lai. 

Thực hiện kế hoạch kế nhiệm

Ở bước này, doanh nghiệp bắt đầu vận hành hệ thống kênh nhân tài (talent pipeline) để triển khai các Succession Planning đã xây dựng. Hệ thống này đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ chuyển giao kiến thức, đào tạo tại chỗ và đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ khi các vị trí quan trọng bị bỏ trống. Trong trường hợp xuất hiện khoảng trống nhân lực, đội ngũ lãnh đạo nhân sự sẽ phối hợp chặt chẽ với nhóm tuyển dụng nội bộ để phân bổ nguồn lực phù hợp, lập kế hoạch thăng tiến cho nhân viên tiềm năng hoặc chủ động thu hút nhân tài từ thị trường. Nhờ đó, doanh nghiệp duy trì được sự ổn định vận hành và đảm bảo tính kế thừa liên tục cho các vị trí chủ chốt. 

Giám sát và Đánh giá

Tương tự như các chiến lược quản trị nhân sự khác, Succession Planning là một quá trình liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, đánh giá và điều chỉnh. Việc giám sát các chỉ số quan trọng như tỷ lệ giữ chân nhân tài, tỷ lệ thăng tiến nội bộ, hay mức độ thành công của nhân sự kế nhiệm trong vai trò mới giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hiệu quả của kế hoạch hiện tại. Những dữ liệu này không chỉ phản ánh tình trạng thực thi mà còn là cơ sở để cải thiện và tinh chỉnh quy trình kế nhiệm cho các chu kỳ tiếp theo, đảm bảo tổ chức luôn có sự chuẩn bị vững vàng cho tương lai.

Thách thức khi xây dựng succession planning

Mặc dù lợi ích của succession planning là điều không thể phủ nhận, nhiều tổ chức vẫn gặp khó khăn trong quá trình triển khai. Một số trở ngại thường gặp như:

• Thiếu sự ủng hộ từ ban lãnh đạo cấp cao: Việc thiếu cam kết và hỗ trợ từ đội ngũ lãnh đạo là nguyên nhân hàng đầu khiến các chương trình kế nhiệm không đạt hiệu quả. Thực tế cho thấy có đến khoảng 70% kế hoạch kế nhiệm thất bại trong vòng hai năm khi không nhận được sự đồng thuận từ cấp lãnh đạo.
• Kháng cự trước sự thay đổi: Một bộ phận nhân viên hoặc lãnh đạo có thể lo ngại kế hoạch kế nhiệm sẽ ảnh hưởng đến vị trí hoặc vai trò của họ. Việc quản trị thay đổi hiệu quả và truyền thông minh bạch sẽ giúp giảm bớt nỗi lo này, đồng thời làm rõ vai trò của từng cá nhân trong chiến lược kế nhiệm.
• Hạn chế về nguồn lực: Xây dựng và vận hành một kế hoạch kế nhiệm bài bản đòi hỏi đáng kể thời gian, nhân lực và chi phí. Khi cần triển khai kế hoạch cho các vị trí trọng yếu, tổ chức buộc phải ưu tiên và phân bổ nguồn lực phù hợp để đảm bảo tính khả thi và kết quả mong muốn.
• Thiếu dữ liệu và chỉ số đáng tin cậy: Một kế hoạch kế nhiệm hiệu quả dựa trên dữ liệu chính xác từ đánh giá năng lực, hiệu suất cho đến nhu cầu phát triển của tổ chức. Việc đầu tư vào công cụ và công nghệ hỗ trợ thu thập, phân tích dữ liệu là điều cần thiết. Nếu không, doanh nghiệp khó có thể xây dựng được một chiến lược kế nhiệm linh hoạt, đầy đủ và có tính ứng dụng cao.
  

Các chiến lược Succession Planning hiệu quả

Một số chiến lược mà các nhà lãnh đạo phòng ban có thể sử dụng để điều hướng kế hoạch kế nhiệm, từ việc xác định và nuôi dưỡng nhân tài đến việc tạo ra văn hóa coi trọng việc học tập và phát triển liên tục.

Nuôi dưỡng thế hệ kế nhiệm tiềm năng

Một chiến lược kế nhiệm hiệu quả bắt đầu từ việc xác định đúng những cá nhân có tiềm năng lãnh đạo, sau đó phát triển họ thông qua đào tạo bài bản và định hướng rõ ràng. Nhà quản lý cần đặt ra mục tiêu, kỳ vọng cụ thể và cung cấp các cơ hội học hỏi phù hợp để chuẩn bị cho họ đảm nhận vai trò quan trọng trong tương lai. Việc chủ động nuôi dưỡng nhân tài giúp tổ chức có được lực lượng kế cận sẵn sàng và ổn định.

Tổ chức đào tạo kỹ năng nội bộ

Một chiến lược hiệu quả trong hoạch định kế nhiệm lãnh đạo là tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng lãnh đạo nội bộ. Những khóa học này, do các chuyên gia trong công ty hoặc các quản lý cấp cao phụ trách, tập trung phát triển những năng lực lãnh đạo cốt lõi như giao tiếp hiệu quả, quản lý đội nhóm, xử lý xung đột và đưa ra quyết định. Để tăng tính sinh động và thu hút, doanh nghiệp có thể lồng ghép các hoạt động mang tính ứng biến vào quá trình đào tạo.

Thúc đẩy văn hóa cố vấn trong tổ chức

Việc thúc đẩy hoạt động cố vấn đóng vai trò then chốt trong quá trình phát triển đội ngũ lãnh đạo tương lai. Thông qua cố vấn, doanh nghiệp có thể nhận diện rõ hơn những “điểm yếu” trong tư duy về các yếu tố tạo nên một nhà lãnh đạo xuất sắc, đồng thời điều chỉnh những khía cạnh quan trọng liên quan đến nhận thức và ảnh hưởng. Sự thiếu gắn kết hoặc hiện diện của ban lãnh đạo thường là nguyên nhân khiến những cá nhân có năng lực và kinh nghiệm cần thiết không được xem xét thăng tiến đúng mức.

Rà soát kế hoạch kế nhiệm theo chu kỳ

Một Succession Planning hiệu quả cần chú trọng ba yếu tố chính. Thứ nhất, hãy xem xét cả ứng viên nội bộ lẫn bên ngoài, vì người thay thế phù hợp nhất không phải lúc nào cũng nằm trong tổ chức. Thứ hai, cần xây dựng và theo dõi các kế hoạch phát triển cho các ứng viên nội bộ để giúp họ sẵn sàng đảm nhiệm những vị trí trọng yếu. Cuối cùng, hãy rà soát kế hoạch một cách định kỳ để cập nhật kịp thời và đảm bảo thông tin luôn được điều chỉnh khi cần thiết.

Tăng cường minh bạch trong toàn bộ quy trình

Hãy đề cao tính minh bạch trong kế hoạch kế nhiệm. Việc trao đổi thường xuyên và rõ ràng về quy trình cũng như vai trò của từng cá nhân sẽ hỗ trợ nhân viên định hướng và phát triển sự nghiệp. Đây cũng là cơ hội để truyền cảm hứng và khai mở tiềm năng thực sự của đội ngũ. Mức độ minh bạch cao giúp củng cố sự sẵn sàng và niềm tin, bảo đảm quá trình thăng tiến diễn ra công bằng và tạo nền tảng vững chắc cho chiến lược phát triển tương lai của bộ phận.

Dám thách thức chuẩn mực hiện tại

Xây dựng chiến lược kế hoạch kế nhiệm bằng cách thách thức hiện trạng. Xây dựng chiến lược Succession Planning không chỉ là “thay người vào ghế cũ”, mà là dám thách thức hiện trạng. Trong bất kỳ kế hoạch kế nhiệm nào, luôn cần có bước đánh giá lại vai trò, cơ cấu tổ chức và cách thức vận hành. Có những trường hợp chỉ cần thay thế cá nhân, nhưng cũng có những thời điểm phù hợp để đặt lại câu hỏi: “Chúng ta có đang làm đúng cách hay chưa?”

Hãy tạo không gian để những nhân sự bị ảnh hưởng trực tiếp được chia sẻ quan điểm, ý tưởng và đề xuất cải tiến của họ. Tiếng nói của họ nên được xem là một phần chính thức trong quy trình xây dựng và điều chỉnh kế hoạch kế nhiệm.

Đánh giá đội ngũ lãnh đạo

Việc thực hiện một cuộc “kiểm toán lãnh đạo” kỹ lưỡng và thẳng thắn giúp tổ chức nhìn rõ mức độ phù hợp của đội ngũ hiện tại với định hướng phát triển mới, thông qua các câu hỏi như: Những nhà lãnh đạo nào không còn đáp ứng được nhu cầu sắp tới? và những kiểu lãnh đạo nào đang thiếu nhưng nếu bổ sung sẽ tạo ra tác động đáng kể?

Từ nền tảng phân tích đó, hãy xây dựng một Leadership Value Proposition (LVP) thật rõ ràng, sắc nét và có tính cạnh tranh. LVP sẽ trở thành kim chỉ nam cho toàn bộ nỗ lực thu hút, tuyển chọn và phát triển đội ngũ kế nhiệm bao gồm cả nhân sự nội bộ và ứng viên tiềm năng bên ngoài.

Lập bản đồ kỹ năng người kế nhiệm

Hãy xây dựng bộ kỹ năng cốt lõi và bản đồ tiềm năng cho các ứng viên kế nhiệm, dựa trên việc phân tích những trải nghiệm lãnh đạo trong quá khứ, dự báo nhu cầu tương lai và đánh giá mức độ phù hợp với từng kịch bản lãnh đạo. Từ đó, xác định khoảng cách năng lực và xây dựng kế hoạch phát triển rõ ràng, bao gồm các dự án trải nghiệm, nhiệm vụ thực chiến và bài kiểm tra toàn diện về năng lực lãnh đạo lẫn kỹ thuật. Việc triển khai và theo dõi kế hoạch cần được thực hiện một cách liên tục, có hệ thống để bảo đảm sự trưởng thành đúng hướng của từng ứng viên.

Sử dụng các bài tập theo dõi và kéo dài để phát triển tài năng

Các lãnh đạo phòng ban có thể tận dụng chương trình theo dõi (shadowing), cố vấn (mentoring) và giao nhiệm vụ mở rộng (stretch assignments) như những công cụ chiến lược trong quy trình kế nhiệm. Những phương pháp này giúp ứng viên tiềm năng quan sát cách nhà lãnh đạo hiện tại ra quyết định, nhận được hướng dẫn sát sao, đồng thời trải nghiệm những thử thách mới để rèn luyện bản lĩnh, năng lực và sự tự tin. Qua đó, quá trình chuyển giao lãnh đạo trở nên suôn sẻ hơn và tổ chức hình thành được một “pipeline” nhân tài vững chắc cho tương lai.

Biến kế hoạch kế nhiệm thành DNA văn hóa

Khi Succession Planning được lồng ghép vào văn hóa của phòng ban, nó không còn là một quy trình rời rạc mà trở thành chuẩn mực vận hành. Cách làm này tạo nền tảng cho phát triển cá nhân hóa, cố vấn liên tục và tinh thần cam kết đối với đào tạo – đánh giá thường xuyên. Nhờ vậy, tổ chức duy trì được một nguồn nhân lực chất lượng, luôn sẵn sàng đảm nhiệm các vị trí chiến lược khi cần, từ đó củng cố sự ổn định và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Xác định thế hệ lãnh đạo tiếp theo

Một thành tố trọng yếu của kế hoạch kế nhiệm là nhận diện đúng những gương mặt có tố chất lãnh đạo nổi bật. Các cấp quản lý cần được trang bị khả năng phát hiện tiềm năng này thông qua quan sát, đánh giá và phản hồi hiệu suất. Tuy nhiên, phát triển lãnh đạo là một quá trình dài hơi; vì thế, thay vì bỏ sót nhân tài, hãy nuôi dưỡng và tạo điều kiện cho những nhân sự thực sự mong muốn và sẵn sàng theo đuổi con đường lãnh đạo. Điều này giúp xây dựng một thế hệ kế nhiệm vững vàng và phù hợp với tương lai của tổ chức.

Chuẩn bị cho những biến động tất yếu trong môi trường làm việc thông qua một Succession Planning bài bản sẽ giúp tổ chức duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh. Nhờ đó, không chỉ bảo đảm tính liên tục trong vận hành mà còn trao quyền cho nhân viên, nâng cao năng lực, sự tự tin, động lực và mức độ gắn bó của họ với tổ chức. Nhờ vậy, doanh nghiệp sở hữu một đội ngũ có hiệu suất cao, hiểu sâu về công việc và cam kết đồng hành dài hạn.